社長が知っておきたいわかりやすい会議資料の作り方とは？

大切な社内会議において、これから何を話し合うのかを示す会議資料は重要です。

内容をより深めるためにも、わかりやすい会議資料を作成することが必要といえますが、参加者に伝わりやすい資料を作るにはどうすればよいのでしょう。

そこで、社長が知っておきたいわかりやすい会議資料の作り方について説明していきます。

会議資料をわかりやすく作るメリット

会議資料をわかりやすい内容で作ることにより、次の3つの効果を得ることができると考えられます。

・会議内容の理解が深まる
・理解と意思決定の迅速化が可能
・事前に会議の進め方を把握できる

それぞれ説明していきます。

会議内容の理解が深まる

わかりやすい会議資料があれば、会議に参加した方たちが会議内容を理解しやすくなるでしょう。

たとえば口頭だけですべての情報を伝えたくても、聞き逃してしまったり理解しにくかっったりするものですが、内容が整理された図やグラフなどの記載された資料があることで、目で見て説明を理解しやすくなります。

理解と意思決定の迅速化が可能

会議内容を理解しやすくなるだけでなく、様々な情報がまとめられているため、意思決定を迅速にしやすくなるとも考えられます。

資料がなければ話し合う時間も長くなり、どこまで話し合いを進めたのかわからなくなってしまう可能性がありますが、理解しやすい資料があれば順に話し合いを進めやすくなるため意思決定までたどり着きやすくなります。

事前に会議の進め方を把握できる

会議資料があれば会議をどのように進めればよいのか、把握しやすくなります。

会議資料をわかりやすく作るポイント

会議資料をわかりやすい内容で作りたいなら、次の5つをポイントとして押さえておきましょう。

・表紙には欠かせない要素を記載する
・4つの構成で内容をまとめる
・5W2Hで情報をまとめる
・箇条書きを活用する
・見れば理解できるZの法則を取り入れる

それぞれ説明していきます。

表紙には欠かせない要素を記載する

会議資料の表紙には、「資料のタイトル・会議名・日付」などの基本事項を記載します。会議資料は修正が入ることもありますので、最終更新日を必ず記載しておきましょう。必要不可欠な要素を表紙に入れておくことで、「会議資料に何が書かれているか」「会議の内容は何か」「最新版の資料であるのか」が一目でわかるようになります。