役員の熱海旅行にかかった費用が、会社の経費として認められるかは、旅行の目的で異なります。
単なる観光や保養を目的とした旅行は経費として扱われませんが、会議・研修・取引先との接待を伴う場合は、所定要件を満たすことで経費として算入できます。
そこで、役員の熱海旅行が経費として認められるケースとならない場合を解説します。
役員の熱海旅行が経費になるケース
役員の熱海旅行は、性質上、私的な娯楽と業務の区別がつきにくいといえます。
そのため、税務調査では厳しく確認される恐れがあるため注意しましょう。
経費として扱う場合には、事業との関連性を客観的に証明しなければなりません。
以下の目的での熱海旅行であれば、適切な処理を行うことで経費として算入できます。
・研修・視察目的の場合
・接待目的の場合
・福利厚生の場合
研修・視察目的の場合
役員の熱海旅行が経費になるのは、会議・研修・視察などが目的の場合です。
交通費・宿泊費・会議室利用料・昼食代などは、会議費や旅費交通費で経費計上できます。
ただし、業務における目的が、経営会議・事業計画策定会議・業界団体の会合出席などであることが必要になります。
業務に必要な日数と期間であることが必要であり、議事録やスケジュール表、使用した資料や参加者リストなどの保管も必要です。
接待目的の場合
役員の熱海旅行が経費になるのは、接待目的の場合です。
関係構築や商談の円滑化などの事業目的で取引先や顧客を熱海へ招いて接待する場合、かかった費用は交際費として扱うことができます。
なお、交際費は原則、損金不算入です。
しかし、中小企業は年間800万円または飲食費の50%の特例利用が可能であり、1人あたり5千円以下の飲食費は会議費で全額経費計上できます。
福利厚生の場合
役員の熱海旅行が経費になるのは、役員と従業員が一緒に社員旅行するなど、福利厚生の場合です。
原則、すべての従業員や役員含むが対象であることや、参加者が全従業員の50%以上であることが必要となります。
旅行日数は4泊5日以内で、社会通念上、常識的な金額でなければ経費として認められませんので注意しましょう。
役員の熱海旅行が経費にならないケース
役員の熱海旅行が経費にならないケースは、役員またはその家族のみの保養や観光目的の旅行である場合などです。
会社の業務とは関係のない私的支出は、経費として扱えません。
仮に会社が費用を負担した場合は、役員への給与または貸付金として処理することになるため、損金にはできません。
