覚書とは、当事者同士の合意を簡単に書面化したもので、後日の証拠とするため、または事実証明として用いられる文書です。
契約書ですがビジネスの世界では別物のような扱いになっており、本来的な契約の前後に契約に関連した事柄を合意や確認するという意味で使われています。
事業承継で使われる覚書とは？
例えば事業承継の形の1つとして、法人同士で行うM＆Aなどがあります。
事業譲渡を行う当事者である譲渡会社と譲受会社の間で、事業範囲や日程などを協議し、最終的な契約締結まで確約を取り付けておくという意味で書面化しておくために用いられる書類と言えるでしょう。
事業譲渡契約を締結する前に、まずはそこまでの話を一度覚書として交わしておくといった使われ方です。
覚書に記載される事項は？
覚書の形式的記載事項は、表題、当事者の住所（所在）、氏名（商号・代表者）、作成年月日、当事者の署名（記名）押印です。
契約書と異なる点は、まず表題に「覚書」とあること、そして契約に対して従たる関係にある内容であることです。
契約書である必要がある書類を覚書にすることや、反対に覚書で良いものをわざわざ契約書にしてしまうことは避けたほうが良いでしょう。
覚書を活用したほうが良いケースとは？
例えば、正式契約に至る前段階で、当事者同士が一部合意した事項を経過的に確認する意味で文書化しておきたい場合に有効です。
また、契約成立後でも、条文の一部に解釈上疑問が生じる場合などに、その疑問点を明確にしておく意味で使うという方法もあります。
契約上、重要とみなされない項目で変更したい部分を覚書として文書化することもあります。
実態が契約書なら印紙も必要な場合がある
また、なるべく双方に波風が立てず書面を交わしやすくする方法として、「覚書」という表題で契約書が作られることもあります。ただし実態が契約書の場合には、記載内容に従って印紙などを貼付することも必要ですので忘れないようにしましょう。
性質上は覚書も契約書と同じ
M＆Aで企業同士がまだ協議途中段階であることや、確定していない事柄も多くある場合、どのように覚書として書面化していけば良いかという問題もあるでしょう。
この場合、明確に決定していない事項については記載せずに、今後の協議にゆだねることができる形にしておくことが必要です。
覚書も性質上は契約書と変わりありませんので、途中段階の書類だからと気軽に締結してしまわないようにしましょう。
