会議資料とは、学術的な内容の会議や研究集会の開催に伴い、作成する一連の資料です。
開催の予告や日程、予稿集や会議録などがその内訳といえますが、発表の際に使用するスライドや配付資料も含まれます。
社内会議で話し合う内容など示す上でも、会議資料は重要です。
そこで、わかりやすい会議資料を作成するにはどうすればよいのか、作り方や作成の理由、コツについて簡単に紹介します。
会議資料を作成する理由
会議資料を作成する理由は、主に以下の2つです。
・会議の内容を理解する
・意思決定をスムーズにする
それぞれ説明します。
会議の内容を理解する
わかりやすい会議資料を作成すると、会議に参加した方が話し合いの内容を理解しやすくなるからです。
口頭だけでは十分に内容が伝わらないことが多いですが、図やグラフなどが記載された資料があれば、耳で説明を聞くだけでなく目で見て理解しやすくなります。
意思決定をスムーズにする
わかりやすい会議資料を作成すると、意思決定をスムーズにできます。
いろいろな情報がまとめられていなければ、話し合い時間も長くなり、どこまで話し合いを進めかわからなくなってしまいます。
しかし理解しやすい資料が手元にあれば、話し合いを順序良く進めることができ、意思決定しやすくなります。
会議資料を作成するコツ
会議資料をわかりやすく作成するのなら、次のコツを押さえた上で内容を組み立てましょう。
・ポイントを押さえた表紙にする
・基本構成でまとめる
・箇条書きZの法則を活用する
それぞれ説明します。
ポイントを押さえた表紙にする
会議資料の表紙に、タイトル・会議名・日付などの基本的な情報を記載すると、内容などを一目で確認できます。
また、更新があったときは最終更新日を必ず記載し、必要不可欠な要素を表紙に入れておきましょう。
基本構成でまとめる
会議資料は、次の4つの基本構成でまとめることができます。
・課題や原因
・解決策の提案とその効果
・結論とまとめ
・補足資料
箇条書きやZの法則を活用する
会議資料は、箇条書きなどをうまく活用して、要点をまとめましょう。
1項目13文字以内でおさめることで、簡潔な文章で作成できます。
また、人は、左上→右上→左下→右下へと視線が動く「Z」を描くように紙媒体を読みます。
そのため会議資料は、このZの法則を取り入れた上で作成するとよいと考えられます。
