電話対応のマナーとは？事前に準備しておきたいことや受け方・かけ方について

電話のかけ方や受け方については、社会人のビジネスマナーとして理解しておくことが必要です。

会社の印象を大きく左右するため、新入社員入社の際には徹底して教育しておくことも必要といえるでしょう。

そこで、電話対応のマナーや、事前に準備しておきたいことや受け方・かけ方について説明していきます。

電話応対で準備しておきたいこと

電話応対することにおいて、まずは次の４つを心掛けとして準備しておきましょう。

・メモ・筆記用具は常に準備しておく

・受け答えは明るくハキハキと

・会社の声という意識を持つ

・積極的に電話を取る

それぞれ説明していきます。

電話対応において、メモや筆記用具は常に電話の横に準備しておきましょう。

いつ・誰から・誰宛に・どのような要件で電話があったのか、取り次ぐことができなかったときのためにも内容を記載する癖をつけておくことが必要です。

電話応対において、受け答えは明るくハキハキと行う心掛けが大切です。

ボソボソとした話し方や、暗い印象を与える会話は、会社の印象を悪くします。

対面ではなく顔が見えない状態であるため、普段よりも1段明るい声で話すように意識してください。

電話応対において、たとえ勤務年数が浅くても会社の代表として応答している意識と責任を持つことが必要です。

電話応対において、かかってきた電話は積極的に取ることも必要です。

入社したばかりのときなど、電話での対応に不安があることを理由に、取ることを割けてしまいがちです。

しかし応対になれることも必要であり、取引先に覚えてもらうことで仕事がはかどることもあります。

かかってきた電話を受けるときのマナーは以下のとおりです。

・電話が鳴ったら3回以内で出るようにする（以降は「お待たせいたしました」と一言添えて出る）

・会社名だけでなく自分の名前も名乗る

・用件は必ずメモを取り復唱する

・途中待たせるときにはことわりを入れる

・電話を切るタイミングは相手が先に切ってから

・伝言は確実に伝える

電話をかけるときのマナーは以下のとおりです。

・会社名と自分の名前を名乗って「お世話になっております」など挨拶をする

・用件を結論から簡潔にのべる

・相手が不在のときは再度連絡することを伝える

・伝言を依頼するときには簡潔に用件を伝える

・電話を切るときには先に静かに受話器を置く