組織や業務が属人的で仕組化されていないと、特定の人物や担当者などに業務を依存することになってしまいます。
属人とは、業務を特定の人物の経験や勘などスキルに依存してしまうという意味で、一定の人物にしかやり方が分からなくなることを指します。
業務を仕組化するより売上と利益が優先？
なぜ仕組化することが進まないのかというと、経営者から考えた場合には売上と利益を優先させているからでしょう。
属人的な組織の状態をリセットして仕組化していくことを進めていくことはビジネスに置いて重要なことですが、経営者としては売上と利益のことも常に考えていく必要があります。
会社が回っていれば属人的でも問題ない？
組織が属人的だったとしても、会社の売上と利益が確保されていれば経営上は問題ないとも考えられます。しかし実際のところ、余裕のない経営を行っている会社ほど属人的な組織である傾向が強くなります。
会社の規模が大きくなると現場との温度差が出る？
従業員が20人くらいまでの会社なら、経営者が現場を見回すことができるでしょう。しかし会社の規模が大きくなってしまうので、業務の全てを見まわすことはできなくなります。
組織が大きくなればなるほど中間層も増えることになります。立場が上になると現場感がなくなるものですが、中間層に現場感がなくなると経営者と現場担当との間で感覚のズレが生じてしまいます。
しかしそれでは経営者が業務の属人化の有無に気が付くことができなくなります。見極めを可能とするのは実際に業務を行う担当者、そしてその上司くらいまででしょう。
仕組化を敢えて実行しない会社もある
しかし仕組化してしまうと、社内業務のノウハウが外部へ流出してしまうリスクも生まれます。そのため属人化を悪いことと捉えてしまわず、敢えて属人化しているケースもあります。また、顧客に対して属人的業務を付加価値として提供しているケースもあります。
現場で作業をする担当者にとっては、属人的な業務を行っていれば仕組化やマニュアルの必要性は経営者以上に気がついているケースもあります。
しかし仕組化することを現場担当は望まないケースがほとんどでしょう。日常において型通りとなったルーチンのほうが楽に作業ができからです。
そうなると経営者も現場担当者も誰も仕組化しようと思わず属人化されたままになるでしょう。
仕組化の必要性への理解が必要
属人的業務こそが会社の価値になることもありますが、その担当者が欠けた場合にパフォーマンスが一気に低下するといったリスクを抱えることになります。
特定の人物しかできない業務があることは、例えばその人が病気で出社出来なくなった時、退職してしまった時などのリスクを生みます。
そのため全体が作業しやすいように、スキルやノウハウを活用できる業務の仕組化を検討することが必要です。
組織を属人化から仕組化していくことは、会社の成長過程に必要なことですので経営者は全てを現場任せにせず検討していきましょう。
