どうして個人情報は漏えいしてしまう？その対策とは

うっかり漏らしたミスが大きな損失を発生させることも…

忙しさでつい個人情報の漏えいについての対策がおろそかになっていないでしょうか？もしも外部に取り扱っている個人情報が漏れた場合、どういったことになるのでしょう。個人情報には、氏名、住所、電話番号など様々な情報があります。情報を漏らされた本人に被害が及ぶだけでなく、漏えいした企業にとっても大きな損失になります。

個人情報とは

個人に関する情報に含まれる氏名、生年月日など特定の個人を識別することができるものです。住所、電話番号、メールアドレス、会社での職位や所属部署の情報なども個人情報に該当します。仮にメールアドレスだけであったとしても。個人と会社名が特定できる場合は個人情報とみなされます。そのため実際には様々な職場で、たくさんの個人情報が保有されています。

個人情報漏えいの原因

特定の個人情報が検索できるように、例えばエクセルシートなどを使って顧客の氏名、年齢、購入商品などをデータベース化していれば個人データの保有を行っているということになります。データにアクセスできるのは管理職だけなので、スタッフ教育は関係ないと思っていたらイエローカードです。個人情報が漏えいする原因の9割は、仕事での管理ミス、誤操作、紛失、などで占められています。

経営者層主導の個人情報漏えい対策を

セキュリティ強化など管理をしっかりと行うために、担当者の全て個人情報漏えい対策を任せているという企業もあるかもしれません。しかし主導や推進は必ず経営者層が行うことが大切です。

セキュリティポリシーの明示を

会社内には個人情報を守るための実施内容を明示して、それに沿う対策が行われているでしょうか。経営層の指示のもとで、対策の実施内容を決定しましょう。

雇用や退職の際には書面の取り交わしを

個人情報を守るための守秘義務契約を締結することが大切です。個人情報が記載されている履歴書を預かることになる雇用する会社側は、社員の個人情報を守る必要があります。毎月発生する給料や天引きされる税金、加入している保険なども全て個人情報です。それらを外部に漏らさないという契約を行いましょう。そして雇用される社員も勤務中に得た個人情報については外部に漏らさないという約束をする必要があります。