役員が接待で使用した費用は、一般の従業員と比べると、税務上の観点から複雑な側面を持つといえます。
会社経営を担う立場である役員の接待行為は、職務遂行上の必要経費とされることが一般的であるものの、私的な支出との線引きが重要です。
また、交際費としての税務処理が厳格に求められるため注意しましょう。
そこで、役員の接待について、交際費と会議費、私的支出との区分方法を解説します。
役員の接待とは
役員の接待とは、取引先との関係構築や情報収集、円滑に商談を進めることを目的とします。
誰に対して何のために接待をしたのか、かかった費用などを明確に記録し、適切に経理処理してください。
役員の接待にかかる費用は、法人税法上、交際費等に該当します。
原則、交際費は損金算入できないものの、一定要件を満たせば例外的に経費計上できます。
まず、得意先や仕入先などの取引先への接待・供応・慰安・贈答などにかかった飲食費・ゴルフ代・旅行代などであることが必要です。
資本金1億円以下の中小企業は、損金算入の特例があり、次のいずれかを選んで経費計上できます。
・年間800万円までの交際費であれば全額経費計上できる
・接待飲食費の50%を損金算入できる（大企業も可）
交際費と会議費を分ける基準
役員の接待費用の税務上のルールは複雑であり、たとえ接待による支払いでも、以下の特定要件を満たすと会議費として扱うことになり、全額損金算入する対象となります。
・1人あたり5千円以下の飲食費であること（場所・日時・参加者・金額を記載した書類の保存が必要）
・社内の役員・従業員のみの会議に伴う飲食代（会議費または福利厚生費として計上）
交際費と私的支出の線引き方法
役員報酬は経費として扱われます。
ただし、役員個人の娯楽やプライベートでの飲食代金は、会社の経費として扱うことはできません。
そのため、税務調査で疑われないために、私的での飲食代金と区別をして、明確なエビデンスを残すことが欠かせません。
取引先との飲食代金であり、交際費といて経費計上する場合には、場所・日付・金額以外にも、接待相手（社名・氏名）・参加人数などを記載した領収書や交際費明細を残しておくことが必要です。
会合に役員の家族が同伴した場合は、明確な事業目的がなければ、役員への給与として扱われるため、源泉徴収の対象となります。
または、役員個人で負担しましょう。
